Apakah kau seorang karyawan? Atau mungkin mempunyai perusahaan sendiri? Baik karyawan maupun pemilik perusahaan, ketidakhadiran merupakan hal yang sangat krusial untuk kamu, bukan? Untuk seorang karyawan, ketidakhadiran merupakan sebuah tanda bahwa kau tiba bekerja sesuai dengan kontrak yang berlaku. Sedangkan untuk pemilik perusahaan, ketidakhadiran dipakai sebagai alat analisis untuk melihat kinerja karyawan (produktivitas), apakah sudah sesuai dengan ketentuan. Jika tidak ada absensi, akan dipastikan produktivitas perusahaan akan sulit terlihat, lantaran ketidaksediaan data untuk mengukurnya. Di masa digital menyerupai sekarang, ketidakhadiran tidak hanya bisa dilakukan secara manual, menyerupai memakai kertas atau fingerprint layaknya ketidakhadiran di banyak perusahaan. Akan tetapi, sekarang, sudah banyak aplikasi yang menyediakan fitur ketidakhadiran online yang akan mempermudahmu sebagai karyawan untuk melaksanakan absen.
Namun, tidak menutup kemungkinan, masih banyak perusahaan yang menerapkan system ketidakhadiran konvensional, lantaran dianggap lebih gampang digunakan. Nah, kalau kau bekerja sebagai karyawan, bentuk ketidakhadiran mana yang lebih kau sukai? Atau, kalau kau mempunyai sebuah perusahan, jenis ketidakhadiran manakah yang akan kau gunakan untuk mengabsen para karyawanmu? Untuk mempermudah kau menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, pada artikel ini akan dibahas mengenai ketidakhadiran online dan konvensional secara lengkap, dimulai dari definisi, contoh, dan kelebihan yang dimiliki oleh masing-masing jenisnya. Langsung saja yuk, kita bahas satu persatu jenis ketidakhadiran yang biasa dipakai oleh perusahaan!
Apa itu Absensi Online dan Konvensional?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, ketidakhadiran berarti ketidakhadiran. Namun, ketidakhadiran yang dimaksudkan di sini ialah sebuah kegiatan pengambilan data guna mengetahui jumlah kehadiran dari pegawai di sebuah perusahaan. Umumnya, ketidakhadiran dilakukan dengan memakai fingerprint atau pencatatan secara manual pada masing-masing divisi/departemen di sebuah perusahaan, dikala hadir dan pulang dari bekerja. Akan tetapi, pada masa millennial seperti kini ini, sudah banyak teknologi terbaru yang menghasilkan sebuah penemuan untuk proses pengabsenan, menyerupai aplikasi ketidakhadiran online. Untuk itu, pertama-tama yang akan dibahas ialah definisi ketidakhadiran online dan konvensional untuk mempermudahmu mengklasifikasikan kelebihan yang dimiliki oleh keduanya.
Absensi Online
Pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime merupakan definisi dari ketidakhadiran online. Sistem cloud ini akan menyimpan data ketidakhadiran secara otomatis. Selain itu, data ketidakhadiran itu sanggup diakses di mana dan kapan saja, asalkan kita terhubung dengan jaringan internet.
Absensi Konvensional
Sedangkan, ketidakhadiran konvensional ialah sistem pencatatan kehadiran dengan memakai sistem manual. Manual yang dimaksudkan di sini sanggup diartikan sebagai sistem yang tidak memakai teknologi elektronik, atau hanya memakai teknologi elektronik sederhana dalam operasionalnya.
Pengaplikasian Absensi Online dan Konvensional
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa ketidakhadiran online tercatat dalam sistem cloud yang akan terintegrasi secara realtime ke dalam database perusahaan. Dengan begitu, perusahaan akan lebih gampang untuk merekap daftar kehadiran karyawannya. Saat ini, aplikasi ketidakhadiran online sudah menjamur di Indonesia. Aplikasi-aplikasi itu memperlihatkan fitur untuk memudahkan karyawan melaksanakan absensi, sangat cocok untuk karyawan yang lebih banyak bekerja secara remote dan tidak diharuskan hadir ke kantor.
Sedangkan untuk ketidakhadiran konvensional, yang hanya mengandalkan teknologi sederhana dan banyak diterapkan di perusahaan-perusahaan, biasanya diaplikasikan dengan memakai mesin fingerprint. Alasan penggunaan mesin tersebut dianggap sangat valid, lantaran memakai sidik jari sebagai alat melaksanakan ketidakhadiran karyawan.
Kelebihan dan Kekurangan Absensi Online dan Konvensional
Melihat pengertian dan pola dari masing-masing jenis ketidakhadiran tersebut, terlihat bahwa keduanya mempunyai kelebihan tersendiri. Agar lebih jelas, yuk kita lihat apa saja kelebihan yang ditawarkan dari masing-masing jenis ketidakhadiran ini!
Kelebihan Absensi Konvensional
Metode konvensional (manual) ini telah dipakai semenjak awal adanya kegiatan industri yang melibatkan banyak karyawan dilakukan. Di dalam sistem operasionalnya, hanya perlu memakai kertas atau daftar sederhana yang tercantum warta nama karyawan dan keterangan waktu, jam berapa karyawan tersebut melaksanakan bolos sebagai bentuk ‘masuk kantor’.
Metode ini terbukti ampuh dalam merekam data kehadiran karyawan, namun harus dilakukan secara konsisten dan fair. Karyawan harus benar-benar hadir ke kantor sebelum jam operasional, supaya sanggup dikatakan sempurna waktu. Antrian yang dilakukan juga harus tertib dan efektif untuk menghindari penumpukan karyawan yang akan melaksanakan absensi.
Perusahaan harus bisa membagi pos-pos ketidakhadiran guna menghindari pemborosan waktu yang tumbul akhir antrean untuk absen. Dalam pelaksanaannya, sistem ini masih bisa efektif dipakai pada perusahaan dengan skala kecil dengan kantor tunggal yang mempunyai jumlah karyawan tidak terlalu banyak.
Melihat klarifikasi di atas, maka kelebihan yang bisa didapat dengan penggunaan sistem ketidakhadiran manual menyerupai ini antara lain:
Tidak diperlukannya pengeluaran terkait teknologi absen
Dengan metode konvensional, perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana yang besar untuk membeli aplikasi ketidakhadiran online. Hal tersebut lantaran sistem ketidakhadiran ini lebih banyak mengandalkan tenaga sumber daya insan yang dimiliki perusahaan. Oleh sebaba itu, sistem ini tidak menuntut pengeluaran untuk teknologi khusus menyerupai perangkat elektronik atau sistem perangkat lunak tertentu.
Penerapan sederhana dan manajemen kecil
Perusahaan yang memakai sistem ketidakhadiran konvensional biasanya diasumsikan mempunyai jumlah karyawan yang tidak besar. Sehingga, sistem manual lebih gampang untuk diimplementasikan pada kantor dan mempunyai sistem manajemen yang cenderung sederhana. Setiap data nampak pada kertas atau media yang digunakan.
Power outages? No problem!
Jika perusahaan dengan sistem ketidakhadiran konvensional sedang mengalami power outages, tentu tidak akan mengalami hambatan yang berarti. Karena dalam proses operasionalnya memakai tenaga manusia, maka sistem ini tidak bergantung pada pemikiran listrik yang dipakai untuk operasional komputer. Jika dilihat, menyerupai semua hal, sistem manual juga mempunyai kekurangan.
Kekurangan Absensi Konvensional
Hanya saja, kekurangan yang paling terasa dari penerapan sistem ini tentu terkait akurasi data dan faktor human error. Sistem ini juga rentan kecurangan pada data waktu kehadiran lantaran dioperasikan oleh karyawan. Selain itu, cara manual sulit diintegrasikan dengan keperluan lain dan tentu urusan penghitungan terkait penggajian akan sangat melelahkan.
Kelebihan Absensi Online
Di sisi lainnya, sistem ketidakhadiran online kini lebih banyak dipakai dan mempunyai aneka macam nilai tambah yang kian menarik orang untuk menggunakannya. Penggunaan sistem ini biasanya terhubung dengan aplikasi (software) khusus pengelolaan absensi. Kesederhanaan ketidakhadiran hanya dengan menggunakan smartphone memungkinkan karyawan melaksanakan bolos tanpa antri dan lebih sempurna waktu. Kelebihan dari absensi online sendiri, secara singkat ialah sebagai berikut.
Akurasi data yang tinggi & menurunnya tingkat kesalahan
Dengan memakai sistem ketidakhadiran online akurasi data untuk merekap ketidakhadiran akan tinggi. Selain itu, tingkat kesalahan yang timbul akan berkurang. Hal tersebut, disebabkan lantaran ketidakhadiran dilakukan dengan basis aplikasi dan aktivitas khusus. Penggunaan sistem ketidakhadiran online akan sangat meningkatkan akurasi serta mengurangi terjadinya kesalahan yang mungkin terjadi lantaran faktor manusia.
Perampingan Tenaga Kerja
Keuntungan selanjutnya dari penerapan sistem ketidakhadiran ini ialah akan timbul perampingan tenaga kerja. Karena, untuk pengurusan absensi, tidak lagi diharapkan banyak sumber daya insan lantaran sebagian besar pekerjaan telah diselesaikan oleh sistem online yang ada.
Terintegrasi dengan banyak sistem lain
Terakhir, ketidakhadiran online akan terintegrasi dengan sistem lain yang dimiliki oleh perusahaan. Penggunaan data yang terekam secara online memudahkan saluran terhadap data yang ada sehingga bisa dimanfaatkan untuk keperluan lainnya. Keseragaman data ini menjadi dasar yang baik untuk pengelolaan SDM yang dimiliki, sehingga keputusan strategis bisa diambil secara tepat.
Kekurangan Sistem Absensi Online
Kemudahan dan integrasi data dengan sistem absensi online tentu jadi faktor penarik yang cukup besar. Meski demikian, sistem ini juga mempunyai kekurangan, meski tidak terlalu banyak. Faktor yang sedikit mengurangi nilai sistem absensi online adalah embel-embel pengeluaran untuk perangkat yang diharapkan serta ketergantungan pada keberadaan jaringan internet serta akan bergantung pada pemikiran listrik yang harus selalu menyala.
Jadi, sesudah kau mengetahui apa saja yang membedakan antara sistem ketidakhadiran manual dan online, mana yang lebih kau sukai? Untuk kau dengan pekerjaan yang diharuskan untuk remote mungkin ketidakhadiran online akan cenderung lebih menguntungkan. Nah, untuk lebih mempermudah pekerjaan dan proses absensimu, kini hadir JojoTimes, sebuah aplikasi untuk melaksanakan ketidakhadiran secara online. Aplikasi ini akan mengizinkanmu untuk melaksanakan bolos dengan cara selfie dan kau akan secara otomatis dianggap masuk kerja. JojoTimes juga akan sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk memonitor kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan. Asyik sekali, bukan?
Sumber aciknadzirah.blogspot.com