Setiap komputer mempunyai keterbatas penyimpanan data dan dokumen. Walupun penyimpanan komputer tersebut besar perlulah ditata biar lebih rapi. Hal ini biar selain penyimpanan menjadi lebih efesien karena menghemat ruang penyimpanan, pembacaan hardisk lebih ringan juga untuk mempermudahkan pencarian data.
Seperti halnya sebuah perpustakaan, komputer juga merupakan daerah penyimpanan data dan dokumen yang mesti dirapikan dan ditata sedemikian rupa sesuai impian kita. Bayangkan ketika kita berada di perpustakaan tentu mudahkan kalau kita ingin mencari buku sejarah misalnya, kita akan mencari pada pecahan lemari atau loker buku mengenai pelajaran atau sejarah. Jika kita ingin menemukan majalah, tentu lebih gampang bila kita pribadi menuju lemari kumpulan majalah. Sebaliknya, apabila tatanan dokumen acak-acakan, dikala diharapkan kita akan susah menemukannya dan akan memakan waktu pencarian yang cukup lama. Terlebih lagi nama file yang dicari kita sudah lupa dengan judul apa.
 |
| Sumber Foto : http://diklatpro.com |
Untuk mengatur file dari data dan dokumen komputer, ada beberapa cara yang mesti dilakukan :
1. Nama File dan Folder Konsisten
Berilah nama dengan format yang konsisten semisal dengan memakai karakter
CAPITAL atau
Judul Proporsional (huruf kapital pada setiap awal kata). Pemberian nama file dan folder dengan konsisten akan menampilkan penataan yang lebih
rapi dan nyaman dilihat. Memang tidak ada hukum yang baku dalam dukungan nama asalkan tidak memakai tanda baca titik alasannya yaitu sistem khususnya pada operasi sistem windows tidak mengizinkan. Akan tetapi dukungan nama yang teratur dan konsisten menciptakan kita lebih gampang mengenal file-file yang ada. Pembuatan nama file dan folder sangat disarankan tidak panjang dan memakai kata-kata yang tidak perlu. Buatlah nama yang singkat namun cukup mewakili dari isi data.
Hindari pula memberi nama yang sama kalau isi file tersebut jauh berbeda.
Duplikasi nama file akan mengakibatkan dihapusnya data terdahulu atau dijadikan nama gandaan dari file.
2. Buat Folder Per Kategori
Hal yang perlu dilakukan selanjutnya yaitu menciptakan folder arsip sesuai dengan
katagori dan sub kategori data atau dokumen. Misalnya kita dapat mengelompokan file lagu-lagu (
mp3,
mp4 atau sejenisnya) ke dalam folder
Musik, file film-film ke dalam folder
Bioskop, data ketikan ke dalam folder
Data Ketikan, file foto dibuatkan folder
Foto dan seterusnya. Jika kita ingin lebih rinci dan khusus, file dibuatkan lagi ke pecahan sub folder. Contohnya file musik-musik indonesia dimasukkan ke dalam folder
Musik, yang di dalamnya dalam folder
Musik Negeri. Sub folder dapat kita buat sesuai tahun ibarat file foto, atau per sub kategori.
3. Lakukan Pengarsipan atau Zipping
Kadang kala dari sekian banyak data dan dokumen tidak semuanya aktif dipergunakan. Data-data usang tidak lagi atau jarang dibuka kembali. Jika file data dan dokumen yang ada di komputer tidak dipergunakan dalam waktu rutin atau tidak dipergunakan pada masa dekat, akan lebih baik bila kita lakukan pengarsipan dengan memakai zip atau rar. Untuk menimbulkan zip, pada
OS Windows, biasanya sudah ada dan dapat dilakukan tanpa harus meng
install perangkat lunak (
software) lagi. Sedangkan untuk pengarsipan dengan
rar kita dapat memakai salah satu software
winrar yang did0wnl0ad di situs resminya
Rarlab.com atau link d0wnl0adnya pribadi
Download Winrar.
4.Simpan di External Hardisk atau DVD.
Apabila data kita yang ada di dalam komputer sudah banyak, lebih baik kita simpan data-data yang tidak dipergunakan dalam waktu singkat tersebut ke dalam media penyimpanan lain hardisk eksternal atau dengan mem
burning pada CD atau DVD. Penyimpanan ini dapat juga dilakukan untuk mem
backup data kalau suatu ketika pada waktu tertentu kita kerusakan hardisk komputer / laptop. Data yang disimpan walaupun
hilang di komputer masih ada
cadangan di penyimpana lain. Sumber http://menofschool.blogspot.com