Dalam pengadministrasian dokumen sekolah, kita dapat saja menemukan kiprah untuk menciptakan surat masal yang akan disebarkan kepada tujuan yang berbeda. Sebagai teladan sekolah mengadakan aktivitas untuk pelatihan. Di dalam pelaksanaannya, panitia pelaksana perlu mengundang beberapa orang pemateri dari aneka macam sumber dan bidang berbeda. Sehingga perlu menciptakan dokumen surat tersebut dengan mencetaknya sesuai tujuan berbeda tersebut.
Kebanyakan dari kita akan membuatnya secara manual dengan meniru file surat atau dengan menciptakan dokumen sepanjang dan sebanyak jumlah nara sumber yang diperlukan. Bila jumlah pemateri atau nara sumber tersebut berjumlah sekitar 2-4 orang mungkin tidak masalah. Namun kalau jumlah pemateri lebih banyak (misal; 8 orang atau lebih dengan waktu penyampaian berbeda masing-masingnya) tentu ini akan menciptakan kita kewalahan dengan pembuatan dokumen dan mengganti item-item tersebut.
Selain surat menyerupai yang disebutkan di atas, dalam aktivitas tersebut nantinya memerlukan untuk mencetak piagam atau akta untuk pemateri dan juga akseptor pelatihan. Sehingga kita perlu menemukan cara untuk mempermudah dan mempercepat perkerjaan tersebut yang hasilnya akan tampak sama pada akhirnya.
Ada cara tercepat sebagai alternatif untuk mempermudah kita menciptakan dokumen-dokumen cetak tersebut yaitu dengan memaksimalkan akomodasi word dan excel. Penggunaan word untuk menciptakan format atau konsep dokumen masal dan excel untuk menciptakan Database yang nantinya akan dipergunakan atau ditempel pada format dokumen word.
Teknis Membuat Mail Merge
Berikut ini langkah-langkah menciptakan dokumen masal :- Jalankan agenda pengolah kata (mis; Microsoft Office Word).
- Buatlah format dokumen selayak menyerupai biasa.
- Tidak perlu digandakan pada halaman berikutnya, cukup 1 file dan 1 konsep saja.
- Cetak Tebal atau diberi Garis Bawah atau dengan memakai tanda yang lainnya biar ketika kita memasukkan data-data tidak akan tertinggal.
- Simpan.
- Jalankan agenda pengolah angka dan data (mis; Microsoft Office Excel).
- Buatlah table dengan data-data yang akan dimasukkan ke dalam file word. Hindari penggunaan Merge and Center (Penggabungan Cell) dan pembuatan judul di bab atas tabel. Hal ini akan besar lengan berkuasa pada proses dan memungkinkan kekeliruan data yang tercetak nantinya. Sebagai teladan dapat kita lihat pada tabel di bawah. Pada bab baris pertama gunakan untuk menciptakan judul masing-masing kolom.
- Setelah data sudah dibentuk di excel, langkah selanjutnya yaitu menghubungkan data excel dengan format word. Sebelum menghubungkan harap data pada excel sudah tidak ada yang diperbaiki lagi. Simpan data excel tersebut.
- Buka dokumen format word kembali apabila ditutup sebelumnya.
- Pada bab Ribbon Menu pada word, pilih Mailling.
- Kemudian klik Select Recipients, pilih Use Existing Lists ...
- Cari di komputer, file format data excel yang tadi dibuat.
- Nanti akan keluar kotak kecil (Popup) Select Table. Jika sheet-nya sesuai nama yang sudah di ganti (rename) atau nama sheet sesuai daerah menciptakan database di atas. Klik OK.
- Masih di Menu Mailling, klik Insert Merge Field dan klik sesuai nama judul kolom.
- Untuk meilhat preview hasil, klik Preview Result bergambar lensa pembesar. Silahkan ganti angka untuk menampilkan urutan-urutan dokumen yang akan dicetak.
| - | A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | NO SERTIFIKAT | NAMA PESERTA | ANGKA | HURUF | KETERANGAN |
| 2 | 021/PP-DIKLAT/I/2015 | AGUS | 80 | A | Sangat Baik |
| 3 | 022/PP-DIKLAT/I/2015 | ANIS | 75 | B | Baik |
| 4 | 023/PP-DIKLAT/I/2015 | BUDI | 70 | C | Kurang |
| 5 | 024/PP-DIKLAT/I/2015 | DEWI | 85 | A | Sangat Baik |
| 6 | 025/PP-DIKLAT/I/2015 | FADLI | 75 | B | Baik |
| 7 | 026/PP-DIKLAT/I/2015 | RATNA | 83 | A | Sangat Baik |
Cara Mencetak Mail Merge
Setelah dokumen sudah siap, gres kita mencetak masal. Berikut tahapan-tahapannya :- Klik tombol Finish & Merge.
- Pilih Print Documents.
- Isi urutan dokumen from ... to ... untuk berurut secara terpilih atau pilih Print Record lainnya menyerupai All (cetak semua), Current Record (halaman yang terpilih).
- Pilih Printer dan Atur cetak dokumennya.
- Selesai.