PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam sebuah organisasi yang baik perlu pelaksanaan administrasi yang baik pula. Karenanya kebutuhan pemahaman administrasi yang baik menjadi sangat penting. Dimana seluruh proses pelaksanaan suatu forum pendidikan memerlukan pondasi administrasi yang matang.
Dalam proses pelaksanaan administrasi kita perlu mengetahui konsep - konsep yang ada didalamnya. Salah satu konsep administrasi yang bisa diimplementasikan dalam sebuah organisasi yaitu konsep dasar yang digagas oleh George R. Terry yang dikenal dengan POAC. Istilah POAC tersebut merupakan abreviasi dari Plan atau perencanaan, Organizing atau mengorganisir, Actuating atau melaksanakan dan Controling atau pengawasan.
Kami bertujuan dengan terbuatnya makalah ini bisa menawarkan penjelasan perihal fungsi dari administrasi dan konsep dasar POAC, untuk sanggup diaplikasikan dengan baik dan sesuai.
B. Rumusan Masalah
Dalam menyusun makalah ini penulis merumuskan beberapa duduk kasus mengenai fungsi dari administrasi POAC(Planning, Organizing, Actuating, Controlling) diantaranya
1. Apa fungsi Planning sebagai proses majemen?
2. Apa fungsi organizing sebagai proses managemen?
3. Apa fungsi Actuating sebagai proses manajemen?
4. Apa fungsi Controlling sebagai proses manajemen?
C. Tujuan
Adapun tujuan dalam penyusunan makalah ini yaitu sebagai berikut
1. Untuk menegetahui fungsi Planning sebagai proses manajemen
2. Untuk mengetahui fungsi Organizing sebagai proses manajemen
3. Untuk mengetahui fungsi Actuating sebagai proses manajemen
4. Untuk mengetahui fungsi Controlling sebagai proses manajemen
PEMBAHASAN
A. Manajemen
Istilah kata “manajemen” sering kali didengar dan disebut-sebut baik dalam seatu organisasi, perusahaan maupun dalam kehidupan kita sehari-hari. Jika kita membuka kamus Bahasa inggris kata "manajemen" (management) berarti mengelola atau mengatur. Secara etimoligis management sanggup diartikan sebagai seni mengatur dan melaksanakan. Sehingga administrasi sanggup diartikan bagaimana cara mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi bawahannya biar perjuangan yang sedang dikerjakan sanggup mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Kata administrasi sering dipakai dalam sehari-hari kita dan sangat membantu dalam mengerjakan sesuatu. Tentunya kiprah administrasi sangat dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari yang diperuntukkan untuk mengatur segala pekerjaan, administrasi ini berfungsi biar segala pekerjaan sanggup terselesaikan dengan baik secara tersistematis.
Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana administrasi itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melaksanakan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya yaitu serangkaian tahap kegiatan mulai awal melaksanakan kegiatan atau pekerjaan hingga selesai tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan. Dalam proses pelaksanaannya, administrasi mempunyai kiprah khusus yang harus dilaksanakan. Tugas-tugas khusus itulah yang biasa disebut fungsi-fungsi administrasi (Mulyono, 2008).
Adapun fungsi-fungsi managemen ini, parah andal beropini mengenai fungsi-fungsi manajemen.
1. George R. Terry (POAC)
· Planning (Perencanaan)
· Organizing (Pengorganisasian)
· Actuating (Penggerakan)
· Controlling (Pengendalian)
2. Knoot O’ Donnel and Niclender
· Planning (Perencanaan)
· Organizing (Pengorganisasian)
· Staffing (Penyusunan pegawai)
· Directing (Pemberian bimbingan)
· Controlling (Pengendalian)
3. Henry Fayol
· Forecasting and Planning (Prediksi dan Perencanaan)
· Organizing (Pengorganisasian)
· Commanding (Perintah)
· Coordinating (Koordinasi)
· Controlling (Pengawasan)
4. James A.F. Stoner
· Planning (Perencanaan)
· Organizing (Pengorganisasian)
· Leading (Pemimpinan)
· Controlling (Pengendalian)
5. Harold Knoontz
· Planning (Perencanaan)
· Organizing (Pengorganisasian)
· Staffing (Penyusunan pegawai)
· Leading (Pemimpinan)
· Controlling (Pengendalian)
6. Sondang P. Siagian
· Planning (Perencanaan)
· Organizing (Pengorganisasian)
· Motivating (Pemberian motivasi)
· Controlling (Pengendalian)
· Evaluating (Penilaian)
Mula-mula fungsi administrasi banyak ragamnya menyerupai merencanakan, mengorganisasi, menyusun staf, mengarahkan, mengoordinasi, dan mengontrol, mencatat dan melaporkan, dan menyusun anggaran belanja. Kemudian dibentuk menjadi lebih sederhana sehingga terdiri dari merencanakan, mengoraganisasi, memberi komando, mengoordinasi dan mengontrol.. Namun dalam bahan ini akan memuat fungsi administrasi yang lebih sederhana dan bersifat menyeluruh oleh George R. Terry, yakni POAC (Planning, Organizing, Actuating & Controlling).
B. Fungsi Manajemen POAC
Secara umum, ada empat fungsi administrasi yang sering orang menyebutnya “POAC”, yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Suatu administrasi bisa dikatakan berhasil bila keempat fungsi diatas bias dijalankan dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi administrasi akan menghipnotis administrasi secara keseluruhan dan menjadikan tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.
Mengapa POAC? Karena POAC merupakan fungsi administrasi yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial. Banyak para andal menambah banyak pengertian dari fungsi manajemen, namun diantara banyak suplemen tersebut, didalamnya sudah termasuk keempat fungsi yang diperkenalkan oleh George R Terry, yakni Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.
Keempat fungsi administrasi tersebut dalam administrasi modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Secara sederhana sanggup dikatakan bahwa siklus administrasi yang dilakukan oleh suatu organisasi yaitu merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan acara kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan pengendalian dilakukan penilaian untuk memperoleh umpan balik (feed back) untuk dasar perencanaan selanjutnya, atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian seterusnya sehingga kegiatan fungsi-fungsi administrasi tersebut merupakan suatu siklus spiral.
(Bentuk jalan proses fungsi manajerial)
Melihat pengertian administrasi yang diatas, ada empat tindakan yang sangat penting dalam proses manajemen, 4 tindakan administrasi ini merupakan fungsi utama dalam manajemen, berikut 4 fungsi utama dalam manajemen.
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan yaitu proses kegiatan rasional dan sistemik dalam memutuskan keputusan, kegiatan atau langkah – langkah yang akan dilaksanakan kemudian hari dalam rangka perjuangan mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Perencanaan bermakna sangat kompleks. Perencanaan didefinisikan dalam banyak sekali macam ragam tergantung dari sudut pandang mana kita melihatnya, serta latar belakang apa yang menghipnotis orang tersebut dalam merumuskan definisi. Perencanaan dalam arti seluas – luasnya, tidak lain yaitu proses mempersiapkan kegiatan – kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu (Bintoro Tjokromidjojo, 1977).
Perencanaan sanggup diartikan sebagai proses penyusunan banyak sekali keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan tiba untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan sanggup pula diartikan sebagai suatu proses pembuatan serangkaian kebijakan untuk mengendalikan masa depan sesuai dengan yang ditentukan (M. Fakry, 1987).
Dalam sejumlah literatur lainnya menyerupai dikutip oleh Abin (2000), ditemukan beberapa pernyataan menyangkut esensi perencanaan, seperti: “Planning is intelligent attempts to shape the future; to make the future better than the past. “Planning is trying to understand the present situations, to analyze it in formal way. “Planning is looking ahead.” “Planning is about bring better future; current problems are to be overcome, to see what happen in the future.”
Perencanaan merupakan proses dalam mengartikan menyerupai apa tujuan organisasi yang ingin dicapai, kemudian dari tujuan tersebut maka orang-orang di dalamnya mesti menciptakan taktik dalam mencapai tujuan tersebut dan sanggup berbagi suatu planning acara suatu kerja organisasi. Perencanaan dalam administrasi sangat penting lantaran inilah awalan dalam melaksanakan sesuatu.
Dalam merencanakan, ada tindakan yang mesti dilakukan memutuskan menyerupai apa tujuan dan sasaran yang dicapai, merumuskan taktik dan taktik biar tujuan dan sasaran sanggup tercapai, memutuskan sumber daya atau peralatan apa yang diperlukan, dan menentukan indikator atau standar keberhasilan dalam mencapai tujuan dan target.
Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan duduk kasus tertentu. Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, lantaran dengan merencanakan acara organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.
Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melaksanakan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan planning kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melaksanakan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melaksanakan suatu analisis organisasi (bisa memakai SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan eksternal.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan perencanaan, yakni harus SMART. SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus terang maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya acara kerja organisasi atau planning harus sanggup diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya sanggup dicapai. Makara bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak sanggup dilaksanakan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu gampang dan tidak terlalu sulit. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga gampang dinilai dan dievaluasi.
Setelah merencanakan acara organisasi secara sistematis dan terukur, maka perlu juga melaksanakan perencanaan penganggaran untuk pelaksanaan kegiatan. Prinsip dalam melaksanakan perencanaan penganggaran,adalah mengunakan segala sumber daya keuangan secara efesien dan se-efektif mungkin. Hal ini perlu direncanakan secara serius, biar organisasi tidak melaksanakan pemborosan, keuangan, selain itu sekaligus juga melihat sumber-sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari luar organisasi.
1.1. Langkah-Langkah Planning (Perencanaan)
1) Analisis situasi & identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam melaksanakan analisa situasi sanggup memakai teknik analisis SWOT
2) Menentukan skala prioritas
Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini biar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi
3) Menentukan tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan acara sanggup diukur capaiannya.
4) Menyusun planning kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)
2. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian yaitu menyusun korelasi sikap yang efektif antar personalia, sehingga mereka sanggup bekerja sama secara efisien dan memperoleh keputusan pribadi dalam melaksanakan kiprah – kiprah dalam situasi lingkungan yang ada guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu (George R. Terry).
Langkah ini dilakukan sehabis tahap perencanaan, maka yang harus dilakukan yaitu bagaimana planning tersebut sanggup terealisasi dengan memanfaatkan segala akomodasi yang tersedia dan sanggup memastikan kepada semua orang yang ada dalam suatu organisasi untuk bekerja secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi, tindakan dalam fungsi pengorganisasian yaitu kita sanggup mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menentukan tugas, serta memutuskan mekanisme yang dibutuhkan; menentukan struktur organisasi untuk mengetahui bentuk garis tanggung jawab dan kewenangan; Melakukan perekrutan, penyeleksian, training dan pengembangan sumberdaya insan atau sumberdaya tenaga kerja; Kemudian menawarkan posisi kepada seseorang dengan posisi yang tepat.
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam acara organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki. Dengan demikian sanggup dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan keseluruhan proses menentukan orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang kiprah orang-orang itu dalam organisasi, serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga sanggup menjamin pencapaian tujuan acara dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, kiprah pengorganisasian yaitu mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu.
Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang sempurna pada kawasan yang sempurna dalam organisasi, maka kelangsungan acara organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi pemimpin disini yaitu bisa menempatkan the right man in the right place. Pemimpin harus bisa melihat potensi-potensi SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan acara roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang sempurna untuk kiprah tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM tersebut biar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
2.1. Langkah – Langkah Organizing (Pengorganisasian)
1) Memahami tujuan institusional
2) Mengidentifikasi kegiatan – kegiatan yang diharapkan dalam perjuangan mencapai tujuan institusional
3) Kegiatan yang serumpun (sejenis) dikelompokkan dalam satu unit kerja
4) Menetapkan fungsi, tugas, wewenang, tanggung jawab setiap unit kerja
5) Menetapkan personal (jumlah dan kualifikasinya) setiap unit kerja
6) Menentukan korelasi kerja antar unit kerja.
3. Actuating (Pelaksanaan)
Actuating ( pelaksanaan ) yaitu suatu tindakan yang mengusahakan biar semua perencanaan dan tujuan perusahaan bisa terwujud dengan baik dan menyerupai yang diharapkan. Jadi, pelaksanaan merupakan suatu upaya yang menggerakkan orang-orang untuk mau bekerja dengan sendirinya dan dengan kesadaran yang besar demi mengabulkan seluruh harapan perusahaan dengan dan secara efektif. Perencanaan dan pengorganisasian akan berjalan kurang baik bila tidak disertai dengan pelaksanaan. Oleh lantaran itu, sangat dibutuhkan sekali bentuk kasatmata dari kerja keras, kerjasama dan kerja kasatmata didalamnya. Pengoptimalan seluruh sumber daya insan yang ada juga sangat penting, terutama ditujukan untuk mencapai visi, misi dan Planning yang telah diterapkan.
Dalam pelaksanaan, semua sumber daya insan yang ada harus bekerja sesuai dengan kiprah yang dibebankan, fungsi serta kiprah dan kompetensi dari masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan tersebut.
Pengarahan merupakan fungsi administrasi yang menstimulir tindakan-tindakan biar betul-betul dilaksanakan. Oleh lantaran tindakan-tindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi sumbangan perintah-perintah dan motivasi pada personalia yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.
Proses implementasi acara supaya bisa dijalankan kepada setiap pihak yang berada dalam organisasi serta sanggup termotivasi biar semuah pihak sanggup menjalankan tanggung jawabnya dengan sangat penuh kesadaran dan produktivitas yang sangat tinggi. Adapun fungsi pengarahan dan implementasi yaitu menginplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan sumbangan sebuah motivasi untuk tenaga kerja supaya mau tetap bekerja dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan; Memberikan kiprah dan penjelasan yang teratur mengenai pekerjaan; dan menjelaskan kebijakan yang telah ditetapkan.
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan acara kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan planning kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan acara kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja biar mencapai tujuan organisasi.
Dalam mengimplementasikan acara organisasi, pelaku organisasi harus :
1. Merasa yakin dan bisa melaksanakan suatu pekerjaan,
2. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
3. Tidak terbebani oleh duduk kasus pribadi atau kiprah lain yang lebih penting atau mendesak,
4. Tugas yang diberikan cukup relevan,
5. Hubungan serasi antar rekan kerja.
Actuating (pelaksanaan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi biar mengarah pada pencapaian tujuan acara dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni suatu acara membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian sanggup dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya insan yang tersedia untuk berhubungan menuju ke satu arah yang telah ditentukan.
Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :
1. Mengambil keputusan
2. Mengadakan komunikasi biar ada saling pengertian antara pemimpin dan bawahan.
3. Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
4. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
5. Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan biar mereka terampil dalam perjuangan mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah yaitu petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, biar pelaksanaan kiprah sanggup berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi sanggup dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta menawarkan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.
3.1. Tujuan Actuating (Pelaksanaan)
1) Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2) Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
3) Menumbuhkan rasa mempunyai & menyukai pekerjaan
4) Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
5) Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
4. Controling (Pengawasan)
Fungsi pengawasan pada hakekatnya mengatur apakah kegiatan sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan dalam rencana. Sehingga pengawasan membawa kita pada fungsi perencanaan. Makin jelas, lengkap serta terkoordinir rencana-rencana makin lengkap pula pengawasan.
Proses pengawasan dan pengendalian dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh rangkaian kegiatan yang sudah direncanakan, diorganisasikan dan diterapkan bisa berjalan sesuai dengan harapan sasaran walaupun agak sedikit berbeda dengan yang sasaran yang telah ditentukan sebelumnya lantaran kondisi lingkungan organisasi.
Adapun fungsi pengawasan dan pengendalian yaitu untuk mengevaluasi suatu keberhasilan dalam mencapai tujuan dan sasaran bisnis yang sesuai dengan tolak ukur yang telah ditentukan; mengambil langkah penjelasan dan koreksi atas kecacatan yang kemungkinan ditemukan; dan menciptakan alternatif solusi ketika ada duduk kasus yang rumit terkait terhalangnya pencapaian tujuan dan target.
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan acara dan acara organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu sanggup mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff sanggup diarahkan kejalan yang sempurna dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan biar sesuai dengan rencana.
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan acara kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang mempunyai makna yang berbeda, tapi yang terpenting yaitu bagaimana semenjak dini sanggup diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut sanggup segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.
Proses pengawasan sebagai kepingan dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan sempurna pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap acara organisasi, maka upaya pengendalian mutu sanggup dilaksanakan dengan lebih baik.
4.1. Manfaat Controlling (Pengawasan)
1) Dapat mengetahui sejauh mana acara telah dilaksanakan
2) Dapat mengetahui adanya penyimpangan
3) Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
4) Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
5) Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi
4.2. Proses controlling (pengawasan)
1) Menentukan standar yang akan dipakai sebagai dasar pengendalian,
2) Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan penilaian terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
3) Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.
Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,
4) Melakukan tindakan perbaikan.
Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melaksanakan perbaikan,
5) Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
Kembali menciptakan planning gres bila terjadi penyimpangan. Namun bila akibatnya sesuai dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan planning lanjutan untuk melanjutkan acara yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin bersahabat untuk dicapai.
4.3. Pengawasan dibedakan berdasarkan sifat dan waktunya
1) Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota
2) Repressive control
Pengawasan yang dilakukan sehabis kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta penilaian dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil)
3) Pengawasan dikala proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga pribadi mengikuti proses dan mengadakan korkesi bila ada penyimpangan
4) Pengawasan bersiklus
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan janji (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan)
5) Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan
6) Pengawasan Melekat (waskat)
Pengawasan yang dilakukan secara bersahabat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan
Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling termasuk adalah penilaian dan pelaporan. Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program. Dalam melaksanakan penilaian haruslah menyeluruh, meliputi capaian tujuan kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau sumbangan keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan kiprah dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat biar tidak melaksanakan penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Untuk itu controlling haruslah dilakukan secara bertanggung jawab dan dengan standar organisasi, sehingga pelaku-pelaku organisasi tetap bekerja secara maksimal dan fokus pada pencapaian tujuan organisasi.
KESIMPULAN
Manajemen yaitu suatu proses pengaturan atau ketatalaksanaan untuk mencapai suatu tujuan dengan melibatkan orang lain. Manajemen yaitu ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber – sumber lainya secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan tertentu.
POAC merupakan fungsi administrasi yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial. Fungsi manajemen yang diperkenalkan oleh George R Terry, yakni Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan) dan Controlling (Pengawasan).
Planning (perencanaan) merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan duduk kasus tertentu. Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, lantaran dengan merencanakan acara organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.
Organizing (pengorganisasian) diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam acara organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki. Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian.
Actuating (pelaksanaan) kerja harus sejalan dengan planning kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan acara kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja biar mencapai tujuan organisasi.
Controlling (pengawasan) bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan acara dan acara organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu sanggup mengadakan koreksi. Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan acara kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat biar tidak melaksanakan penyimpangan dalam pencapaian tujuan.
DAFTAR PUSTAKA
Bagus, D. (n.d.). http://jurnal-sdm.blogspot.co.id/. Retrieved from Jurnal Manajemen, Bahan Kuliah Manajemen: aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi
Bloger, K. (n.d.). Jurnal Manajemen, Bahan Kuliah Manajemen. Retrieved from http://jurnal-sdm.blogspot.co.id/: aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi
Daniel, W. (2012, Februari Selasa, 28). vyzov. Retrieved from http://winsamodra.blogspot.co.id/: aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi
fsp, I. (2015, Oktober 29). Materi Kampus. Retrieved from aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi: aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi
Hanis, D. (2015, November Sabtu, 21). Pengantar Manajemen. Retrieved from http://dhiyahanis.blogspot.co.id/: aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi
Hati, T. S. (n.d.). Fungsi Manajemen dan Teori. Retrieved from http://www.silanghati.com/: http://www.silanghati.com/fungsi-manajemen-dan-teori-manajemen/
Isharyati, N. (2014, Desember 7). Swot and POAC. Retrieved from http://www.slideshare.net: http://www.slideshare.net/NenyIsharyanti/swot-and-poac
Mulyono, M. (2010). In Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan. Jogjakarta: Ar-Ruzz Media.
Pebrianto, W. (n.d.). Pengertian P.O.A.C. dalam ilmu Manajemen - Lengkap. Retrieved from http://hakikatbisnis.blogspot.co.id/: aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi
Pidarta, P. D. (2011). In Manajamen Pendidikan Indonesia. Rineka Cipta.
Prof. Dr. Rohimat, M. (2010). In Manajemen Sekolah Teori Dasar dan Praktik. Bandung: refika aditama.
Prof. Dr.H. Veithzal Rivai, M. D. (2009). In Education Management Analisis Teori dan Praktek. Rajawali Pers.
rickyanggili. (n.d.). poac planning organizing.
Ridwan. (2011, January Saturday, 15 ). Let's sharing literature and information. Retrieved from http://page4future.blogspot.co.id/: aciknadzirah.blogspot.com/search?q=teori-pengantar-manajemen-definisi
Tutu, R. A. (2014). Pengertian Dan Fungsi-Fungsi Manajemen.
Udin Syaefudin Sa'ud, M. P. (2005). In Perencanaan Pendidikan Suatu Pendekatan Komprehensif. Bandung: Prog. Pasca Sarjana UPI dan PT Remaja Rosdakarya.