Di kala global menyerupai kini ini, sudah banyak aplikasi yang sanggup memudahkan pekerjaan kita, salah satunya untuk mengatur Sumber Daya Manusia (SDM) sebuah perusahaan. Seperti Human Resource Information System (HRIS) yang biasa digunakan oleh perusahaan-perusahaan startup yang sudah cukup berkembang. Apa sih HRIS itu? Dan bagaimana sih HRIS membantu memanajemen SDM perusahaan? Simak yuk artikel di bawah ini!
Pengertian Dasar HRIS
Human Resources Information System (HRIS) atau Sumber Daya Manusia Sistem Informasi yaitu perangkat lunak atau solusi online untuk meng-entry dan melaksanakan pelacakan data. Selain itu, di dalam HRIS biasanya berisi informasi-informasi mengenai kebutuhan SDM, sistem penggajian, manajemen di dalam perusahaan, dan fungsi akuntansi dalam bisnis.
Dengan HRIS, manajer Human Resource Development (HRD) sanggup melacak banyak sekali gosip ihwal karyawan menyerupai data pribadi, pekerjaan, gosip gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga sanggup membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, gosip mana yang bisa dilihat oleh karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh pihak manajemen.
Info penting yang harus kau ketahui ihwal HRIS ini, ternyata tergabung dalam salah satu modul yang ada dalam sistem ERP (Enterprise Resources Planning). Di mana, sanggup terintegrassi dengan beberapa modul laini yang dibutuhkan perusahaan. Sama menyerupai sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.
Fungsi HRIS
HRIS juga sanggup disebut dengan Human Resource Management (HRM) berbentuk software yang telah menjadi salah satu perangkat lunak bersifat wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang diberikan oleh perangkat lunak ini, di antaranya yaitu sebagai berikut:
Meningkatkan keamanan data karyawan
Fungsi pertama dari penerapan HRIS ini yaitu untuk meningkatkan keamanan data karyawan. Karena, data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang sanggup mengakses gosip dalam sistem, sehingga risiko pencurian data sanggup diminimalkan.
Memudahkan pendistribusian gaji
Proses pendistribusian gaji, juga merupakan salah satu kiprah pokok seorang manajer HRD. Maka, dengan adanya HRM software ini akan mengakibatkan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan honor sanggup diminimalkan, lantaran sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Bukti penggajian sanggup dibentuk hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan sanggup melacaknya dengan mudah. Manajer juga sanggup melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen honor dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).
Memonitor kinerja karyawan
Tahukah kamu, selain manfaat-manfaat di atas, ternyata sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang berkembang dengan cepat dan mana yang lambat? Dengan HRIS ini, seorang Manajer HRD sanggup tetapkan KPI untuk setiap karyawan untuk kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
Menghemat biaya operasional HRD
HRIS juga sanggup membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, lantaran seluruh proses sanggup ditangani secara otomatis.
Menyederhanakan proses rekrutmen
Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan gres sanggup ditangani dengan gampang memakai HRIS. Manajer, dalam hal ini dari departemen HRD sanggup membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat menurut statusnya. Dengan begitu, proses rekrutmen akan berjalan dengan lebih cepat dan mudah.
Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan
Selanjutnya, HRM software juga sanggup membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh gosip terkait SDM sanggup ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen sanggup dengan lebih cepat dan gampang mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen sanggup melaksanakan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.
Fitur-Fitur Utama Dalam HRIS
Setiap sistem HRM mempunyai keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yang harus kau ketahui, yakni:
Manajemen Penggajian
Ini mungkin merupakan fitur yang paling krusial dalam sistem HRM. Pendistribusian honor dalam suatu perusahaan bisa sangat kompleks, lantaran setiap karyawan mempunyai jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda. Fitur Payroll Management membantu membuatnya menjadi jauh lebih sederhana.
Dengan fitur ini, honor karyawan dihitung secara otomatis menurut kehadiran, jam kerja, kinerja, dan pecahan pajak sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan honor sangat minim. Slip honor sanggup dibentuk secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem. Laporan terkait honor setiap karyawan sanggup ditinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD sanggup dengan gampang memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.
Manajemen Rekrutmen
Dengan fitur ini, manajer HRD sanggup dengan gampang menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen; verifikasi informasi, wawancara, penilaian kemampuan, negosiasi, penerimaan. Dengan fungsi drag and drop, manajer sanggup memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.
Manajemen Waktu & Kehadiran
Sistem HRM yang baik dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik, sehingga perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawannya memakai kertas atau spreadsheet. Kehadiran, jam kerja, dan cuti karyawan, semuanya tercatat di sistem, sehingga honor setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Karyawan juga sanggup mengajukan cuti dan melihat sisa cuti mereka di sistem.
Manajemen Penilaian
HRIS membuat proses penilaian karyawan berjalan dengan lebih praktis. Manajer sanggup membuat lembar penilaian sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Beberapa jenis penilaian sanggup dibuat; penilaian diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian sanggup ditinjau dengan gampang dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.
Manajemen Keuangan
Berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan oleh karyawan, semuanya sanggup ditinjau melalui fitur ini. Manajer sanggup membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan oleh setiap karyawan setiap waktu. Ini akan memudahkan manajemen dalam mengontrol biaya juga.
Manajemen Pajak
Sistem HRM yang baik seharusnya mempunyai fitur Tax Management yang terlokalisasi. Seluruh gosip keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga gosip bank karyawan semestinya sanggup ditinjau melalui sistem.
Laporan Analitik
Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat banyak sekali laporan terkait tenaga kerja menyerupai gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, dan lain-lain hanya dalam hitungan menit. Laporan juga sanggup dibentuk dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.
Tipe-Tipe Software HRIS Berdasarkan Fungsinya
Bagian selanjutnya yang akan dibahas yaitu tipe yang dimiliki oleh HRIS yang dibedakan menurut fungsinya. Terdapat tiga tipe software HRIS yang paling banyak dicari oleh perusahaan. Tiga tipe software HRIS menurut fungsinya, antara lain:
HRIS Operasional
Tipe pertama yaitu HRIS operasional. Tipe ini merupakan sebuah software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR hanya dalam lingkup operasional, mulai dari manajemen karyawan, hingga ke pengelolaan ketidakhadiran dan payroll atau penggajian.
HRIS Tactical
Kemudian, ada tipe HRIS Tactical, yang merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planning, recruitment, dan training / development.
HRIS Strategic
Terakhir, ada tipe HRIS Strategic, yaitu software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan taktik perusahaan dengan karyawannya, yang dilakukan melalui performance review dan goal alignment (performance and strategy link).
Kamu sanggup menentukan tipe software HRIS yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaanmu menurut fungsinya. Dengan merujuk pada fokus dan tujuan perusahaan ketika ini, dibutuhkan bisa menjadi contoh untuk menentukan software HRIS yang cocok.
Solusi Yang Ditawarkan Oleh HRIS
Ternyata, selain mendatangkan manfaat, HRIS ini juga memperlihatkan solusi bagi perusahaan, lho! HRIS akan membantu perusahaan dalam mengelola segala sesuatu yang berafiliasi dengan sumber daya manusia. Berikut yaitu beberapa solusi yang ditawarkan oleh HRIS untuk membantu memanajemen perusahaan:
Mengurangi Human Error
Manusia yaitu makhluk yang tidak luput dari kesalahan meskipun telah berusaha untuk mengatakan kinerja yang terbaik. Salah perhitungan yang tidak sengaja khususnya untuk penggajian karyawan sanggup mengatakan pengaruh yang buruk.
Dengan adanya aplikasi HRIS, kini kesalahan perhitungan menyerupai gaji, pajak ataupun kehilangan data lantaran terhapus sudah tidak lagi menjadi masalah. HRIS membantu pengelolaan data perusahaan sehingga meminimalisir terjadinya kerugian perusahaan akhir kesalahan data. Selain itu, dengan aplikasi ini juga sanggup membantu untuk membuat korelasi baik antar karyawan.
Semua Data Pegawai Terpusat
Seluruh data karyawan sanggup diakses oleh pihak manajemen dan departemen human resources dengan mudah. Hal ini lantaran seluruh data terpusat pada satu aplikasi yang sanggup diakses oleh siapapun yang diberikan wewenang dan dimanapun.
Keamanan Data Terjamin
Data pribadi karyawan merupakan salah satu data sensitif. HRIS membantu menjaga keamanan data karyawan ini. Hal ini lantaran hanya beberapa orang dari perusahaan yang sanggup mengakses data tersebut. Dengan solusi yang diberikan oleh HRIS ini kini pertanyaan menyerupai apa itu HRIS sudah terjawab secara otomatis.
Aplikasi HRIS ini mengurangi kerugian besar akhir kehilangan data dan pencurian data karyawan. Hal tersebut lantaran hanya beberapa orang saja yang sanggup mengakses data pada HRIS.
Akses Data Dimanapun Dan Kapanpun
Pihak manajemen sanggup mengakses aplikasi HRIS dimanapun mereka berada. Kemudahan dalam pengaksesan data ini tak hanya sanggup dilakukan di kantor maupun di rumah, namun juga bisa di luar jam kerja. Sebagai pemilik usaha, fasilitas mengakses data karyawan dimanapun dan kapanpun merupakan laba positif tersendiri.
Meningkatkan Komunikasi Antar Karyawan Dengan Departemen SDM
Aplikasi HRIS dapat membantu pihak departemen dalam memanajemen karyawan sehingga mereka sanggup mengumumkan hal-hal penting kepada karyawan. Hal-hal tersebut menyerupai hari cuti bersama dan reminder pelaporan pajak karyawan pribadi ke akun karyawan masing-masing. Selain itu, HR juga sanggup mengurangi perbedaan data antara karyawan dengan departemen HR melalui aplikasi HRIS.
Perbedaan data setiap karyawan sanggup mengakibatkan kecemburuan sosial dan merepotkan HR dengan karyawan yang bersangkutan. Oleh lantaran itu, dengan adanya aplikasi ini, perusahaan sanggup mengurangi ketegangan tersebut.
Nah, sesudah kau paham ihwal HRIS, apakah kau jadi tertarik untuk menerapkan HRIS di dalam proses kerja perusahaanmu? Apalagi, kini sudah banyak aplikasi yang memperlihatkan pengelolaan HRIS ini. Salah satunya yaitu JojoTimes dengan fitur melimpah yang akan sangat membantumu mengelola SDM yang bekerja di perusahaan. Salah satu fitur unggulan yang dimiliki aplikasi ini yaitu kau bisa melaksanakan ketidakhadiran dengan selfie. Sangat cepat dan praktis, terutama bagi kau yang tidak banyak bekerja di kantor. Data karyawan juga akan tersimpan dengan kondusif di dalam database, sehingga tidak ada yang perlu dikhawatirkan. Pokoknya, sangat cocok dehh buat kalian yang ingin menerapkan HRIS software di dalam perusahaan!
Sumber aciknadzirah.blogspot.com